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energiesparende E-Mails

Im kleinen Schritt haben wir uns besonders häufig mit traditionellen und sehr handgreiflichen Nachhaltigkeitsthemen beschäftigt. Zu den größten Energieverbrauchern der heutigen Zeit gehört aber auch die Informationsinfrastruktur. Auch hier lässt sich mit bewußten Verhalten mehr Nachhaltigkeit leben. Zum Auftakt der Digital-Reihe im kleinen Schritt schauen wir auf ein Urgestein der digitalen Kommunikation – die E-Mail und wie sich deren Verwendung nachhaltiger gestalten lässt.

E-Mails waren nie als Datenschleuder gedacht

E-Mails sind eigentlich die minimalistischste Form der digitalen Kommunikation und ein Datenversand ist nie vorgesehen werden. Daher

  • werden E-Mails als reiner Text übertragen und nicht komprimiert und
  • Anhänge, sog. Attachments, werden vor dem Versand in text konvertiert (Base64, Mine) und dabei größer als die versendete Originaldatei.

Erste Schritte – weniger Daten verschicken

  • E-Mails sind kein Chat – der Transfer braucht viele Ressourcen, deswegen Informationen möglichst bündeln und statt vieler kurzer eine längere E-Mails senden, das vermeidet unnötigen Overhead.
    • Spannender Nebeneffekt – die Empfangenden haben es auch leichter, weil sie sich ihre Informationen nicht aus zahllosen E-Mails zusammensuchen müssen, sondern gebündelt erhalten.
  • Bild-Anhänge können in allen ordentlichen Mailprogrammen verkleinert werden, wenn sie vom Empfänger nicht weiter verwendet werden sollen, sondern nur der Anschauung dienen.
  • Textinformationen sollten nicht in PDFs oder Word-Dateien im Anhang versteckt werden, wenn der Empfänger sie nicht weiterverarbeiten oder einer bestimmten rechtlichen Form (Rechnungen etc.) genügen muss. Besser ist es dann, diese direkt in die E-Mail zu kopieren – grundlegende HTML-Formate sind auch in normalen E-Mails möglich und reichen für Protokolle, Anschreiben etc. meist aus.
    • Vorteil ist auch, dass kein Conversion Braker erzeugt wird und die Chance höher ist, dass der komplette Inhalt der Mail gelesen wird, gerade auf Mobilgeräten.
  • Anhänge sollten wenn sie nicht direkt im Mailprogramm angezeigt werden sollen, möglichst in Archiv komprimiert werden. Alle Desktopbetriebssysteme unterstützen in ihren Dateibrowsern das Erstellen und Entpacken von ZIP-Archiven.
    • Dabei entsteht ein Problem: E-Mails mit Anhängen im ZIP-Format werden teils als SPAM fehlerkannt.

Für Fortgeschrittene – Anhänge nicht per E-Mail verschicken

Fast jede*r mit einem Handy hat ohnehin ein Cloud-Konto. Datenübertragungen, auch im Webbrowser sind per HTTPS anders als bei E-Mails automatisch komprimiert. Zudem erfolgt der Upload der zu sendenden Datei/en dann nur einmal und der Download geschieht nur bei Bedarf des Empfangenden.

  • Dateien, die ohnehin in einer Cloud wie Dropbox, OneDrive oder Google Drive liegen, sollten gleich von dort per Link geteilt werden. Sensible Daten sollten außer über den kryptischen Link auch über ein Passwort gesichert werden.
  • Apple-Nutzende verfügen ein iCloud-Konto.
  • Android-Nutzende mit Google-Konto haben ein Google Drive.
  • Eine Alternative sind kostenlose Datentransfer-Dienste wie wetransfer, wo die Dateien nach einer gewissen Zeit automatisch gelöscht werden.
  • Auch private NAS wie Netzwerkfestplatten und Homeserver können so konfiguriert werden, dass gezielt auf bestimmte Dateien von außen zugegriffen werden kann, für diese gelten die gleichen Sicherheitsempfehlungen wie für Cloud-Dienste.

Hörbeitrag in der Lotte-Mediathek